ثامنا، نظام التوثيق

يقصد بالتوثيق أعمال التوثيق التي يقوم به كاتب العدل لتأكيد المعاملات القانونية للشؤون المدنية التي تعترف بها الدولة.

كان التوثيق في الصين يعني أعمال التوثيق التي تقوم بها مكاتب التوثيق التي تقيمها الدولة، للمعاملات القانونية للشؤون المدنية، أي عملية التوثيق التي تقوم بها مكاتب العدل للدولة، وفقا لطالب التوثيق، ووفقا للقانون، الأعمال القانونية وحقيقة وشرعية الوثائق ذات الأهمية القانونية والوقائع، في سبيل حماية الممتلكات العامة والحقوق والمصالح الشرعية للمواطنين في هويتهم وممتلكاتهم. بدأت وزارة العدل تنفيذ "مشروع تطوير إصلاح أعمال التوثيق" منذ أول أكتوبر 2000،   لتحويل نظام مكاتب التوثيق إلى نظام المؤسسة التنفيذية. بعد هذا الإصلاح، لم يعد مكتب التوثيق وحدة إدارية، بل أصبح شخصا قانونيا للمؤسسة التنفيذية غير مربح ينفذ وظيفة الدولة للتوثيق، ويقوم بأعماله بصورة مستقلة، ويتحمل المسؤوليات بنفسه، ويتولى الإدارة الذاتية وفقا لقانون السوق وآلية الانضباط الذاتي من أجل المصالح العامة، ولن تقيم الدولة أجهزة توثيق إدارية فيما بعد. ويجري امتحان وطني موحد لراغبي العمل ككاتب عدل أمام الجميع في المجتمع تنظمه وتنفذه وزارة العدل.

(1)      إقامة مكتب التوثيق

تقيم المدينة التابعة مباشرة لإدارة الحكومة المركزية والمحافظة (المحافظة الذاتية الحكم) مكتب العدل. يمكن للحي التابع لإدارة المدنية مباشرة أن يقيم مكتب العدل بموافقة الأجهزة الإدارية القضائية للمقاطعة والمنطقة الذاتية الحكم والمدينة التابعة مباشرة لإدارة الحكومة المركزية. لا توجد علاقة تبعية بين مكاتب التوثيق.

يضم مكتب التوثيق رئيسا ونائبا للرئيس، يتولى هذين المنصبين كاتب العدل، شروط كتاب العدل هي نفس شروط القاضي وممثل النيابة.

(2)      مجال أعمال التوثيق

1. توثيق المعاملات القانونية المدنية:

مثل العقود والاتفاقيات والتفويض والوصية والهبة وتوزيع الممتلكات وتبني الأبناء.

2. توثيق الحقائق ذات الأهمية القانونية المدنية:

مثل الولادة والوفاة والزواج والطلاق وعلاقة القرابة والهوية والمستوى التعليمي وخبرات العمل.

3. توثيق الوثائق ذات الأهمية القانونية المدنية:

مثل صحة التوقيعات والأختام على الوثائق، مطابقة النسخ المصورة والمقتطفات والترجمات والنسخ الأصلية.

4. التنفيذ بالقوة الجبرية لوثائق حقوق الدائن

مثل الأنواع المختلفة من اتفاقيات  سداد الديون ، استرداد الأشياء وعقود القروض.

5. الأعمال الإضافية

حماية الأدلة، الاحتفاظ بالوصايا والوثائق الأخرى، كتابة طلبات التوثيق وغيرها من الوثائق نيابة عن أطرافها.

تشمل أعمال التوثيق الاحتفاظ بالأموال والمواد التي يريد المدين أن يدفعها للدائن ويرفعها الأخير  بدون وجود سبب معقول أو غير معروف مكانه، وإعلان الجوائز المتنوعة.

(3)      فعالية التوثيق

كتاب التوثيق له الفعاليات الأربع التالية:

1. الفعالية كدليل

تسمى قدرة الدليل ايضا، يقصد بها أهلية الدليل قانونيا. تنص المادة 67 من "قانون الدعاوى المدنية" على أن الأعمال القانونية والوقائع والوثائق القانونية التي توثق وفقا للإجراءات القانونية، تعتبرها المحكمة الشعبية أدلة للوقائع، باستثناء شهادات التوثيق التي يمكن أن تسقطها أدلة عكسية. 

2. فعالية التنفيذ

يقصد بها قوة التنفيذ الجبرية، تستخدم هذه القوة الآن في استعادة الديون التي لا شك فيها، وثائق حقوق الدائن. فيما يتعلق بوثيقة حقوق الدائن التي وثقت من مكتب توثيق وذات قوة تنفيذ جبرية، إذا لم ينفذ أحد الطرفين وفقا لهذه الوثيقة، يمكن للطرف الآخر أن يقدم طلبا للمحكمة الشعبية ذات السلطة الإدارية لتنفذها.

3. الفعالية القانونية

يقصد بها أن بعض المعاملات القانونية لا تكون صالحة ولا تكون لها قوة قانونية أو تحميها الدولة إلا بعد توثيقها، مثل تبنى الأبناء، تسجيل الزواج بين الصينيين والأجانب.

4. الفعالية خارج الصين

تعتبر هذه الفعالية امتداد للفعالية القانونية لكتاب التوثيق في خارج البلاد. وفقا للأعراف القانونية، الوثائق التي يبعثها المواطن الصيني أو الشخص القانوني الصيني إلى خارج البلاد ليست ذات فعالية قانونية ولا تعترف بها الدول المستخدمة لها إلا بتوثيق مكاتب التوثيق وتوثيق وزارة الخارجية ومكاتب الشؤون الخارجية في المقاطعات والمدن التابعة مباشرة لإدارة الحكومة المركزية والمناطق الذاتية الحكم أو السفارات والقنصليات الأجنبية لدى الصين.

(4)      عملية التوثيق

1. تقديم الطلب وقبوله

باستثناء طلبات توثيق الوصايا وتبنى الأبناء التي يجب أن يقدمها الطالب بنفسه، يمكن للمواطن والشخص القانوني أن يطلب من وكيل له أن يقدم طلبا للتوثيق لمكتب التوثيق ذي سلطة الإدارة ويملأ استمارة التوثيق ويوقع ويختم نيابة عنه. في هذه الحالة عليه أن يقدم المعلومات المعنية، مثل الهوية، كتاب التفويض، الوثائق التي تحتاج إلى التوثيق، شهادة الممتلكات والمعلومات المعنية. على مكتب التوثيق أن يقبل ما يتفق مع الشروط المطلوبة.

2. التحقق

التحقق عمل مهم في عملية التوثيق. هو التحقق من عدد أشخاص الموكل وهويتهم وأهليتهم وقدرتهم المدنية وحقوقهم، وصحة وكمال الأعمال والوقائع والوثائق والتوقيعات والأختام وغيرها من الموضوعات التي تحتاج إلى التوثيق.

3.تقديم  شهادة التوثيق

يقدم كاتب العدل شهادة التوثيق لمن يتفق والشروط المطلوبة.

4. عملية خاصة

يقصد بها عملية توثيق خاصة لبعض الأمور التي تحتاج إلى توثيق خاص، مثل المناقصات وإعلان الجوائز وفتح المزادات. في هذه الحالات لابد أن يحضر كاتب العدل محل الحالة، ليعلن كلمات توثيق، ثم يوزع شواهد للمعنيين في مدة 7 أيام.

5. إعادة النظر

 إذا لم يرتض طالب التوثيق بقرار مكتب التوثيق حول عدم قبول طلب التوثيق أو رفض التوثيق أو سحب شهادة التوثيق، يمكنه أن يطلب من وحدة الإدارة القضائية أن تعيد النظر في القضية في المدة المحددة؛ إذا لم يرتض عن قرار إعادة النظر، يمكنه أن يرفع دعوى إلى المحكمة الشعبية.